автоматизация бизнеса

Автоматический поиск дубликатов лидов, контактов, компаний, сделок, лидов

Посмотреть как работает модуль

Как бы хорошо и ответственно не работали менеджеры, интеграторы и роботы - появляются лидов и мешают работе компании. 

Типовая ситуация: клиент, путешествуя по страницам сайта, заполняет форму (иногда несколько), далее пишет на почту, совершает звонок на номер компании, пишет через чат - все контакты с этим клиентом образуют дубликаты лидов в Битрикс24. Лиды могут попасть разным менеджерам, которые начнут одновременно вести диалог с одним клиентом.

Считаем, что идеальная картина должна выглядеть так:

  1. Все дубликаты лидов - должны быть найдены.
  2. Менеджер, который начал работу с первым лидом должен получить уведомление о дубликатах.
  3. Все дубликаты лидов должны быть закрыты в отказную стадию "Дубликаты".
  4. В итоге остается один первоначальный лид у одного менеджера.

Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF» предлагает готовое решение — приложение ПОИСК ПОВТОРНЫХ ОБРАЩЕНИЙ КЛИЕНТОВ, которое находит связи по данным лида, сохраняет их и позволяет создавать индивидуальные сценарии бизнес-процессов по найденным данным.

Более 2 000 компаний активно используют приложение.

ЧТО УМЕЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ
И ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕНО?

Поиск дубликатов осуществляется по всем лидам вне зависимости от их источника происхождения

  • Формы обратной связи, размещённые на сайтах.
  • Телефония (входящие и исходящие звонки).
  • Обращения с чатов и мессенджеров (открытые линии).
  • Импорты лидов.
  • Лиды из внешних источников.
  • Лиды с заказов (интернет-магазины).
  • Лиды созданные вручную и т.д.

Все лиды обрабатываются строго в соответствии с установленными регламентами компании

Количество сценариев обработки лидов безгранично, оно ограничено только фантазией и задачами бизнес-процессов компании.

Сценарии, которые используют наши клиенты после поиска данных по лидам

  1. Удаление лидов.
  2. Закрытие дубликатов в отказную стадию.
  3. Закрыть лид если есть открытая сделка.
  4. Закрыть дубликат лида.
  5. Закрыть лид автоматически, когда поступит новый заказ/сделка.
  6. Информирование менеджера о найденных дубликатах и совпадениях.
  7. Передать лид другому сотруднику.
  8. Передать лид первому сотруднику.
  9. Передать лид последнему сотруднику.
  10. Открыть доступ ко всем лидам, контактам, компаниям, сделкам для нового сотрудника

Сценарии создаются при помощи инструмента «Бизнес-Процессы». Модуль доступен на тарифе Профессиональный, Компания (Архив), Команда (Архив), все коробочные версии Битрикс24.

Кому ПОДОЙДЁТ ПРИЛОЖЕНИЕ? 

Всем, кто работает с лидами.

Всем, кому нужен порядок в делах компании.

Всем, кто автоматизирует рутинную работу своих сотрудников и поручает ее роботам.

ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24 НЕ хватает?

Нет возможности выявлять дубликаты лидов при использовании собственных форм обратной связи

Большинство сайтов, где используются свои формы обратной связи в 99% случаях не проводят проверку на наличие дубликатов. В результате каждое новое обращение генерируется в самостоятельный лид.

Менеджерам очень сложно ориентироваться в бесконечной массе лидов и разделять кому они принадлежат одному или нескольким клиентам, по одному или разным вопросам обращается конкретный клиент.

Система распознает номера телефонов, только если они введены в формате +7 (ххх) ххххххх

При заполнении форм клиент может не указывать никакого кода, например, при указании своего городского номера или писать номер используя другой шаблон ввода информации —вместо +7 указывать 8.

При обработке системой таких данных, например, при взаимодействии с помощью открытых линий, зафиксируется номер телефона с цифрой 8, а в карточке нового лида поле номер телефона будет пустым, в итоге информация, введенная «клиентом» по-другому может оказаться не обработанной.

НЕльзя узнать есть ли у дубликатов лидов связи

У дубликатов лидов может быть зарегистрированный контакт, компания или закрепленный ответственный менеджер.

Штатный функционал не позволяет установить все связи и связать лиды с конкретными клиентами, передать в работу курирующему менеджеру, «схлопнуть» все лишние лиды и объединить информацию в последнем из них.

Нет возможности выявлять дубликаты лидов, созданных автоматически 

Когда генерация контактов происходит автоматически при помощи внешних приложений, форм обратной связи или каналов коммуникации, то базовое ПО Битрикс24 создает новые лиды, без проверки на дубликаты. 

При использовании разграничения доступа менеджеры «видят» только свои контакты

В случае разграничения доступов, в некоторых компаниях включен запрет на просмотр чужих контактов, компаний и лидов при проверке можно не получить доступа и не увидеть дубликатов.

КАК РАБОТАЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ

  1. При создании/изменении лида приложение осуществляет поиск контактов, компаний, сделок, лидов по ключевым полям: телефон, e-mail, ФИО.
  2. При обнаружении контакта/компании - лид соединяется с найденным контактом/компанией, а Битрикс24 такой лид маркирует как «повторный».
  3. Приложение по данным лида, контакта, компании ищет лиды, сделки и сохраняет связи в дополнительные поля.
  4. Приложение закончив свою работу вносит значение Да" в поле "[Lead.Fix4.Org] Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях"
Менеджеру доступна следующая информация:
  • Список всех лидов, созданных для данного клиента (контакт / компания).
  • Последний дубликат лида.
  • Все контакты / компании.
  • Все успешные и не успешные лиды.
  • Все успешные и не успешные сделки.
  • Время последней коммуникации.

Приложение постоянно отслеживает изменения событий лидов:

  1. Если движений нет, то приложение «спит» и не нагружает систему.
  2. Если событие зафиксировано, то приложение отрабатывает и опять переходит в режим ожидания.
  3. Если события происходят массово, то приложение фиксирует их, распределяет в очередь и обрабатывает согласно ограничениям и требованиям предъявляемыми Rest-API Битрикс24.
В среднем на сбор всех данных по одному лиду уходит ~5 секунд..

увеличение эффективности за счет работы приложения и индивидуальных бизнес-процессов

Автоматическая передача лида РОПу, если ранее уже были продажи

Задача: После анализа приложением одного из лидов, обнаружить связь с контактом, который уже являлся ранее покупателем. Дубликат необходимо перевести на стадию «Повторный лид» и сменить ответственного на руководителя отдела продаж. При этом сообщить информацию какой объект ранее покупался. 

Решение: выполнено с помощью дополнительного бизнес-процесса и приложения.

Робот подсказывает менеджеру прошлый статус обработки лида в Битрикс24 CRM

Задача: При создании дубликата лида необходимо найти связи, проверить значение в пользовательском поле «Статус» контакта и сохранить эту информацию в названии лида.

Решение: После анализа пользовательского поля с помощью реализованного бизнес-процесса система подключается к сущности лида и выполняет сценарий поиска связей, по итогам в названии дубликата лида устанавливается значение последнего установленного статуса из найденного контакта. Лид меняет свой тип на повторный с привязкой найденного контакта, в истории которого указаны все прошлые взаимодействия.

Как запустить проверку на дубликаты для ранее созданных нескольких тысяч лидов?

Есть рабочий корпоративный портал, в котором имеется несколько тысяч лидов.
Задача: запустить поиск дубликатов идентифицировать связи между сущностями CRM — есть ли сделки, контакты или компании связанные с найденным дубликатом.

Решение: С помощью группового изменения значения в поле «[Lead.Fix4.Org] Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях» поочередно выделяя не более 50 лидов, меняя значение на «Нет», поэтапно запускается проверка всех лидов созданных до момента установки приложения.

СТОИМОСТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс.

Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты.

Если у вас нет подписки - установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно.

Приложение доступно на всех Российских, Белорусских облачных и коробочных версиях Битрикс24.

НАСТРОЙКИ ПРИЛОЖЕНИЯ

После установки в левом главном меню будет доступен пункт «Поиск повторных обращений клиентов». Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, начав набирать слово «повторных».

После установки откроется форма, в которой нужно включить опции «Искать дубликаты лидов» и «Считать количество дней не общения с клиентами».

Далее необходимо указать стадии лидов на которых приложение будет проводить свою работу. Для этого следует нажать на кнопку «Добавить новую стадию для проверки». Количество стадий, по которым будет осуществляться проверка не ограничено.

Если отметить пункт 100% совпадение название, то потребуется указать источники, которые генерируют лиды.

Приложение начинает работать сразу после сохранения настроек.

После установки приложения в сущностях Битрикс24 добавляются новые поля:

  • [Lead.Fix4.org] Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях.
  • [Lead.Fix4.org] Не успешные лиды
  • [Lead.Fix4.org] Не успешные сделки
  • [Lead.Fix4.org] Сколько дней с последней коммуникации с клиентом
  • [Lead.Fix4.org] Успешные лиды
  • [Lead.Fix4.org] Успешные сделки
  • [Lead.Fix4.org] Последний дубликат лида
  • [Lead.Fix4.org] Открытые лиды
  • [Lead.Fix4.org] Дубликаты компаний
  • [Lead.Fix4.org] Дубликаты контактов
  • [Lead.Fix4.org] Открытые сделки
  • [Lead.Fix4.org] Последняя сделка

В них запишутся результаты работы приложения. Для того, чтобы вывести эти поля, необходимо настроить карточки лидов. 

В  любой карточке нужно создать новый раздел с именем «Повторные связи» и добавить в него выше указанные поля. 

То же самое необходимо проделать с карточкой повторного лида, так как она имеет самостоятельную форму отображения. 

Внесенные изменения и дополнения в карточках первичного и повторного лида сотруднику с правами администратора рекомендуется сохранить для всех. 

Такая настройка необходима для комфортного восприятия результатов работы приложения — все данные о повторениях будут собраны в одном разделе. 

Возможен повторный ручной запуск проверки любого лида вручную прямо в карточке. Для этого достаточно активировать поле - «[Lead.Fix4.org] Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях» и указать значение «нет» — процедура проверки приложением будет запущена повторно.

Установить приложение